با توجه افزایش تعداد و حجم ساخت‌وسازها و پروژه‌های عمرانی و همچنین مرتفع‌سازی آنها، نیاز به مدیریت جامع برای فازبندی پروژه‌ها و نحوه اصولی اجرای آنها احساس می‌شود و از آنجایی که فردی که به‌عنوان سرپرست کارگاه موظف به اجرای هر بخشی در زمان معین به خود است، اصول اجرای هر پروژه‌ای بر مبنای برنامه‌ریزی از پیش تعیین شده ضروری به نظر می‌رسد.
آسان بودن کار با نرم افزار MSP، سهولت استفاده از امکانات ویندوز، شباهت و نیز سازگار بودن کامل محیط و نوار ابزارهای این نرم افزار با سایر محصولات مایکروسافت، راهنمای برخط (Online) و کامل داخل برنامه، وجود نماهای متنوع و گزارش گرفتن، امکان تعریف جدول‌های جدید و نیز نماها، به‌طورکلی داشتن یک محیط مورد پسند کاربر، این نرم‌افزار را به نوع قابل توجهی از سایر نرم‌افزارهای مشابه متمایز کرده است و می توان MSP را به عنوان یکی از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه در نظر گرفت.
امکاناتی که این نرم افزار در اختیار کاربرها قرار می‌دهد طوری هست که هم در مرحله برنامه ریزی و هم در سایر مراحل از قبیل گزارش‌گیری و نیز کنترل می‌توان از آن استفاده کرد و نهایتاً به عنوان شناسنامه ای با درنظر گرفتن احجام کار هویت بخش میباشد.
زیر شاخه‌های مدیریت پروژه
1- مدیریت زمان در پروژه
2- مدیریت محدوده در پروژه
3- مدیریت کیفیت در پروژه
4- مدیریت هزینه در پروژه
5- مدیریت منابع انسانی در پروژه
6- مدیریت ریسک در پروژه
قابلیت های نرم افزار MSP
در این نرم افزار می‌توان با تعریف زیرمجموعه‌ها که برای هر پروژه ای مجزا میباشد از قابلیت بیشتر آن بهره برد. زمانی که شما قصد پیگیری و مدیریت چند پروژه را به طور همزمان داشته باشید این ابزار بسیار مفید خواهد بود به طوری که کاربر این امکان را خواهد داشت که حول چندین پروژه گزارشات خود را به صورت همزمان دریافت کرده و این خود بیانگر این خواهد بود که در سازمان شما سطح اجرایی بالا خواهد بود.
از دیگر قابلیت های نرم افزار MSP می توان به شناخت فعالیتهای مختلف پروژه از طریق ساختار شکست (Work Breakdown structure) یا اصطلاحا" WBS اشاره کرد که با توجه به موضوع قرارداد و نوع پروژه تفاوت داشته و در واقع احجام کلی کار به فعالیتهایی در واحد کوچکتر تقسیم خواهد شد.
قابل‌ذکر هست که هدف ما از تعریف WBS در یک پروژه و ایجاد ارتباطات و زمان فعالیت رسیدن به یک شبکه زمان‌بندی است و شبکه زمان‌بندی پروژه شامل ارتباطات و زمان فعالیت‌ها است که در برنامه‌ریزی زمان انجام پروژه به ما کمک می‌کند.
شبکه زمان‌بندی به ما می‌گوید چه فعالیتهایی با چه تقدم و تأخری باید نسبت به هم باشند و قبل از شروع فعالیت چه فعالیتهایی باید انجام شوند. در شبکه زمان‌بندی، زمان فعالیت‌ها مشخص شده است و زمان انجام کل پروژه را می‌توان به کمک شبکه زمان‌بندی پیش‌بینی کرد.
مسیری که طولانی‌ترین زمان را تعیین می‌کند و به‌اصطلاح مسیر بحرانی پروژه است در شبکه زمان‌بندی مشخص می شود.
یکی دیگر از مواردی که از مزایای نرم افزار MSP هست نشان دادن میزان درصد پیشرفت پروژه‌ها میباشد.
برخی مواقع در حال انجام پروژه‌ای هستیم و برداشتمان این هست که درصد پیشرفت باتوجه‌به پیشرفت فیزیکی 42 % است ولی در حقیقت نمی‌توان پیشرفت واقعی در پروژه را تخمین زد اما ترکیبی از سه نموداری که در ادامه آورده شده است پیشرفتی از کل پروژه را به صورت واقعی‌تر برای ما مجسم کرده و کنترل و مدیریت پروژه را تسهیل نماید.
مشخص کردن زمان معین هریک از فعالیت ها از مهمترین مواردی هست که اهمیت استفاده از نرم افزار فوق را نشان می دهد.
مشخص‌کردن زمان‌بندی و مدیریت پروژه‌ها به کمک نرم افزار MSP یکی از مراحل مهم تعریف برای انجام فعالیت ها با کنترل لازم است.
زمان فعالیت‌ها را می‌توان به راحتی در منوی Gantt Chart در ستون Duration وارد کنیم اما نکته مهم رسیدن به یک تخمین مناسب از زمان فعالیت‌ها است.
تخمین زمان فعالیتهای پروژه باتوجه‌به نوع پروژه و نوع نگرشی که به مدیریت اجرایی پروژه خواهیم داشت متفاوت است.
ممکن است شما برای دو فعالیت یکسان در دو پروژه متفاوت زمان های متفاوتی را وارد کنید چون شرایط اجرایی در دو پروژه متفاوت است .
برای این که بتوان مدت‌زمان فعالیت را تخمین زد از روش‌های زیر استفاده می‌کنیم:
- اطلاعات قدیمی قبلی، مانند پروژه‌هایی که قبلاً انجام شده.
- از طریق افرادی که قرار است فعالیت را انجام دهند.
- نظر کارشناسانی که قبلاً پروژه‌ای شبیه پروژه شما را مدیریت کرده اند.
شما می‌توانید در قسمت Start date روز شروع فعالیت و در قسمت Finish date تاریخ پایان فعالیت را وارد نمایید و در قسمت‌های بعدی برنامه‌ای که می‌خواهید برای زمان‌بندی پروژه خود داشته باشید را انجام دهید و Ok بزنید.
در نظر داشته باشید که در ابتدا، ما زمان‌بندی را به‌صورت اتوماتیک و خودکار برای تمامی فعالیت‌ها تعریف کرده بودیم و زمان هر فعالیت را هم خودمان بر اساس اطلاعاتی که در دست داریم وارد نموده و نرم افزار MSP زمان پایان پروژه را به ما نشان خواهد داد اگرچه می توانیم زمان شروع و پایان را تغییر داده و گزارش مورد نظر را بلافاصله بر اساس داده جدید از نرم افزار MSP بگیریم.
گزارش‌گیری Report
1) گزارش گرفتن به‌صورت نوشتاری
?) گزارش گرفتن به‌صورت تصویری
در گزارش‌گیری نوشتاری می‌توانیم فعالیتهایی که از آنها قصد گزارش‌گیری داریم را ویرایش و جزئیات نمایش اطلاعات مانند فونت، سایز نوشته‌ها و ... را انتخاب نماییم. همچنین می‌توانیم یک فرمت جدید گزارش‌گیری برای نرم افزار تعریف کنیم مثلاً در آن نام، نحوه نمایش بازه‌های زمانی ( کل پروژه، سال به سال، ماه به ماه و ...) و تعداد تکرار آن نیز در صورت نیاز (مثلاً دو ماه یکبار) برحسب نوع اطلاعاتی که می‌خواهیم در گزارش باشند قابل تنظیم هستند، تمامی گزارشات کاغذی به‌صورت نوشتاری خواهد بود.
در گزارش‌گیری تصویری در صورت نیاز ارائه گزارشات به حالت تصویری و نموداری و به‌صورت ارائه گزارش با فرمت ( اکسل و Visio ) خواهد بود.
گزارش‌گیری بدین ترتیب خواهد بود:
گزارش از فعالیت‌ها
گزارش از منابع
که می توان بر اساس منابع یا Task مشخص نمود همچنین می توان بر اساس هزینه، بودجه، و ... نیز گزارش‌گیری نمود و در ادامه به صورت تصویری هم ارائه شده است.
این برنامه به مدیر پروژه اجازه می‌دهد تا منابع را بر اساس کار تمام‌وقت و یا پاره‌وقت تخصیص دهد.
